• Everial, grupo europeo experto en servicios y soluciones integrales de Gestión Documental, apuesta por la pyme con Oxiged, una solución de valor específica para las pequeñas empresas.

El servicio Oxiged consiste en una plataforma, basada en SharePoint de Microsoft, para la gestión de la información y la documentación. Con ella, las pymes pueden escanear su documentación y subirla a un servidor web, llevando a cabo todas sus tareas de gestión documental mediante interfaz web y con total seguridad.

De esta forma, la pyme accede a un gestor documental –desde cualquier lugar con conexión a Internet- como si se tratase de una aplicación tipo Office, pero almacenando toda la información en un servidor central. La seguridad y el teletrabajo son los dos grandes beneficios de esta plataforma, posibilitando un notable ahorro de costes a las empresas respecto a soluciones tradicionales. Asimismo, la información queda totalmente .

Su uso está especialmente indicado para pymes con varias delegaciones, franquicias o puntos de venta, que busquen gestionar toda su información y documentación de forma segura, ágil y cumpliendo con la legislación vigente. A la hora de implementar un sistema de estas característica, una empresa requiere un gasto mínimo de 10.000€ anuales. De esta forma, usando tecnología SaaS (Software as a Service) le supone un gran ahorro.

“Con la externalización de este tipo de servicios, la pyme puede obtener niveles de seguridad y flexibilidad similares a los de las grandes empresas y entidades públicas”, afirma Enrique Llopis, director general de Everial en España. “Una correcta gestión documental ahorra tiempo y aumenta la productividad de los negocios, al poder acceder a la información de forma ordenada y en cualquier lugar”.

Oxiged Facturación

Junto a la plataforma estándar, Everial también comercializa una variante específicamente diseñada para los procesos de contabilidad, Oxiged Facturación. Con ella, es posible generar el apunte contable de una factura previamente digitalizada, sin necesidad de picar los datos manualmente y con total seguridad.

La solución consta de un scanner de alta calidad y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), un software que captura los datos de las facturas y una interfaz para integrar la información de facturación en el programa contable del cliente. Permite indexar los proveedores y gestionar el archivo físico –incluyendo una primera recogida de contenedores-, con custodia durante el primer año y hasta cuatro consultas anuales gratuitas.

“Basta con pasar las facturas por una interfaz y directamente su información se deriva al departamento de contabilidad, sin que ningún empleado tenga que introducir los datos de forma manual. Así, no sólo se ahorra tiempo, sino que se elimina la posibilidad de error humano”, añade Llopis.

Por otro lado, además de los ahorros correspondientes al servicio SaaS que ofrece esta plataforma, se suman los ahorros de personal en cuanto a la realización de tareas poco productivas, como copiar los datos de las facturas en la aplicación contable, el manejo de papel con sus consultas al archivo, manipulación, etc. Así, los empleados pueden dedicar su tiempo a funciones que contribuyen a la verdadera competitividad de la empresa mediante estas nuevas tecnologías. “El valor añadido que adquiere la empresa es enorme, al disponer de todas las facturas y documentos a través de un navegador web y un click de ratón y permitiendo una oficina abierta todo el día”, concluye, Enrique Llopis.

Beneficios de la gestión documental

Según un reciente estudio publicado por Gartner Group, la gestión documental no solo disminuye los tiempos de localización y recuperación de los documentos -entre un 10% y un 20% por empleado-, sino que también permite recortar gastos en hasta un 50% en los procesos de facturación. Además, permite disminuir el espacio físico de almacenamiento de la información y aumentar la seguridad en todos los procesos, adecuándose a la legislación vigente.

La compañía

El Grupo Everial cuenta con 20 años de experiencia en el sector de la gestión documental y emplea a más de 350 empleados.

En el año 2008 obtuvo una facturación global de 39 millones de euros gracias a su fuerte desarrollo internacional, basando su estrategia en el desarrollo constante de nuevas aplicaciones de Gestión Documental, la prospección de partners altamente cualificados y el desarrollo de nuevos sistemas de información basados en servicios web y e-services.

Actualmente, la compañía posee más de 4.000 clientes a nivel mundial pertenecientes a sectores de telecomunicaciones, banca, sanidad y distribución, entre otros. Compañías de la importancia de Credit Lyonnais, PriceWaterhouseCoopers, Valeo, Siemens, Renault o Unilever ya confían en las soluciones de Everial.

En su apuesta por la innovación permanente, Everial cuenta con el centro más grande de Europa en custodia y digitalización, situado en París, con una extensión de 78.000 m².